Nestíháte svou práci za obvyklých 8 hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jako je využívání e-mailu? Podle statistik strávíme průměrně 15-20 hodin týdně právě vyřizováním mailů, přitom jen 15 % z nich opravdu k něčemu slouží. Další časové ztráty si sami způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně a z užitečného nástroje se stává časožrout.
Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte.
Obsah emailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět emailu proto nikdy nevynechávejte. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu.
Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru, a navíc máte náchylnost k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických pripomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování.
Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu. Definujte si rovněž dobu na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.
Nechtěného časožrouta si vyrobíte i v případě, že přestanete dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztrácíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.
I když je e-mail velmi univerzální pomocník, není vhodný na všechno. Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů – pokud do dokumentu zanáší změny více lidí, šéf jej průběžně komentuje a připomínkuje, různí členové týmu uplatňují své připomínky, vznikne pouze zmatek a časová ztráta. Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série mailů.
Související
8. listopadu 2024 9:41
5. listopadu 2024 15:40
9. září 2024 10:03
6. září 2024 15:14
30. srpna 2024 15:49
