Služební cesta: Co vše platí firma a jaké náhrady vám náleží

„Cestovní náhrady se dělí na několik složek. Nejzákladnějšími výdaji, které je zaměstnavatel povinen proplácet, jsou stravné, jízdní výdaje a náklady na ubytování. Stravné se vyplácí podle délky pracovní cesty, přičemž pro pracovní cesty trvající více než 5 hodin je stanovena pevná sazba, která se zvyšuje s délkou cesty. Kromě toho může být proplacena i částka za nutné vedlejší výdaje, jako je parkovné, jízdné hromadnou dopravou nebo náklady na taxi. Naopak výdaje, které nesouvisí s výkonem práce, jako jsou pokuty, nákup oblečení nebo kosmetické služby, nejsou uznány jako součást cestovních náhrad,“ říká Jana Jáčová z UOL Účetnictví.

Pro zaměstnavatele jsou cestovní náhrady daňově uznatelným výdajem. Na straně zaměstnanců jsou však náhrady považovány za nedaňový příjem, přičemž do určitého limitu jsou osvobozeny od daně z příjmů a odvodů na sociální a zdravotní pojištění. Tento limit je stanoven pro každý kalendářní rok, a pokud zaměstnanec obdrží částku vyšší, než je tento limit, bude tato část podléhat daním a odvodům.

„Zaměstnavatel má povinnost poskytnout zaměstnanci zálohu na cestovní náhradu před pracovní cestou, pokud se nedohodne jinak. Tato záloha může být poskytnuta v hotovosti, prostřednictvím firemní karty, cestovního šeku nebo převodem na účet. Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit zaměstnavateli doklady k vyúčtování náhrad do 10 pracovních dnů. Pokud je záloha vyšší než skutečně vynaložené náklady, musí ji zaměstnanec vrátit. Stejně tak zaměstnavatel musí do 10 dnů provést vyúčtování a zaměstnanci vyplatit případný rozdíl,“ říká Jana Jáčová z UOL Účetnictví.

Právo na cestovní náhrady mají zaměstnanci, kteří mají uzavřenou pracovní smlouvu, ale také ti, kteří pracují na dohodu (DPP, DPČ). Nárok na náhrady vzniká i u OSVČ, společníků a jednatelů. Důležité je, že u pracovníků na dohodu je potřeba, aby byla v pracovní smlouvě nebo dohodě o výkonu funkce sjednána podmínka vyplácení těchto náhrad. Tento nárok se nevztahuje pouze na pracovníky v běžném pracovním poměru, ale i na osoby vykonávající práci v rámci závislé činnosti, např. členy družstev nebo společníky firem.

Čtěte také

Jak při jízdě autem ušetřit až 25 procent nákladů

Magazín Náklady na provoz aut tvoří u většiny českých rodin i firem nemalou součást pravidelných každoměsíčních výdajů. Dají se tyto výdaje významněji snížit řidičským stylem, snahou o úspornou jízdu, vzorným technickým stavem vozu, volbou vhodného paliva nebo třeba vypínáním adaptivního tempomatu? S tím vám na následujících řádcích poradí Michal Urban, expert z technického oddělení společnosti Business Lease, jež se zaměřuje na operativní leasing a má ve své správě 11 800 firemních automobilů. 

Pracovní cestou je označováno vyslání zaměstnance mimo pravidelné místo výkonu práce, přičemž toto vyslání musí být dohodnuto mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Podmínky pro pracovní cesty musí být obsaženy v pracovní smlouvě, včetně místa výkonu práce. Může jít o konkrétní adresu, pobočku, okres, nebo dokonce celou republiku. V případě, že místo výkonu práce není definováno jednoznačně, považuje se za pravidelný pracovní cíl obec, odkud zaměstnanec nejčastěji vyjíždí.

„Pro pracovní cesty do zahraničí platí, že výše stravného je určována na základě země, do které zaměstnanec cestuje, a délky cesty. V zahraničí se stravné vyplácí v eurech, přičemž jeho výše závisí na konkrétní zemi a na tom, zda pracovní cesta trvá více než 12 hodin, nebo méně. Pokud pracovní cesta trvá 18 hodin nebo déle, náleží zaměstnanci plná sazba zahraničního stravného. Pokud je cesta kratší, stravné je proporcionálně kráceno,“ říká Jana Jáčová z UOL Účetnictví a dodává: „V případě, že pracovní cesta trvá méně než 12 hodin, stravné je kráceno o třetinu. Zaměstnavatel má možnost přidělit zaměstnanci kapesné, které může činit až 40 % příslušného stravného. To však nemusí být prokazováno a může být stanoveno ve vnitřních směrnicích firmy.

Kapesné je vypláceno mimo stravné, a jeho účel je převážně zajištění drobných výdajů během pracovní cesty.“ Krácení stravného je také běžnou praxí v případě, že zaměstnanec obdrží během pracovní cesty bezplatné jídlo. Pokud zaměstnanec obdrží snídani, oběd nebo večeři, může být stravné sníženo. U cest delších než 12 hodin a při poskytnutí jednoho bezplatného jídla se stravné krátí o 25 %, při dvou jídlech o 50 %. Pokud jsou poskytnuta tři jídla, stravné se zcela vynechává.

„V souvislosti s krizovými situacemi, jako je třeba nařízená karanténa během pracovní cesty, zaměstnanec i nadále náleží na náhrady, včetně stravného. I když není možné, aby zaměstnavatel přerušil pracovní cestu, musí pokračovat v proplácení cestovních náhrad a zajištění ubytování. Zaměstnanec má povinnost neprodleně informovat zaměstnavatele o změnách, které ovlivňují pracovní cestu, a to i v případě karantény v zahraničí,“ dodává Jana Jáčová z UOL Účetnictví.

Témata:  zaměstnanci,  zaměstnavatelé,  auta