Účetní firma není jen náhražkou kalkulačky. Jak ji správně vybrat?

Základem je pojištění odpovědnosti a diskrétnost

Všichni jsme jen lidé a jsme omylní. Klient by však neměl platit za chyby zaměstnance účetní firmy. Pro kvalitní účetní firmy je pojištění odpovědnosti za případné škody způsobené chybou v účetnictví samozřejmostí. A to v plné výši a bez jakýchkoli podmínek.

Stejně důležitou součástí smlouvy s dodavatelem účetních služeb je záruka mlčenlivosti. Klient externímu subjektu dává kompletní přístup do vnitřního chodu firmy, jejích hospodářských výsledků nebo pohledávek. „Může se stát, že o aktuálním stavu vašeho podnikání ví v danou chvíli víc než majitel firmy. Proto tyto informace musí zůstat mezi klientem a firmou,“ upozorňuje Jan Vaněk z účetní firmy Tigra.

Bez aktivního přístupu to nejde

Základní náplní práce účetní firmy je vedení účetnictví, případně daňové evidence, tak, aby její klient odváděl řádně daně, pojištění svých zaměstnanců a evidoval všechny potřebné doklady. Dobrá účetní firma však také neustále sleduje aktuální změny v možnostech daňové optimalizace a dává klientům doporučení, jaké jejich aktivity mohou být daňově uznatelnými náklady. V březnu poslanecká sněmovna schválila, že i pokus o krácení daní bude trestný čin. Informovaná účetní firma podnikatelům pomůže, aby z jejich snahy o daňovou optimalizaci nevznikl problém.

Podle čeho vybírat účetní firmu?

Faktorů, které ovlivní konečný výběr účetní firmy v tomto hustém konkurenčním poli, je několik. Jedním z nich je celkový dojem z účetní firmy. Při výběru je potřeba se aspoň jednou potkat. Během tohoto setkání si totiž podnikatel odpoví hned na několik otázek: Mohu tomuto člověku věřit, tak že mu svěřím firemní finance? Má aktuální přehled? Jsem i já pro něj důležitý? „Během osobní schůzky je hlavně možnost vyjasnit si postupy spolupráce. Jak se budou předávat doklady, jak je budeme vykazovat, co všechno můžeme klientovi poskytnout,“ upozorňuje Vaněk.

Seriózní firma také sama nabídne poptávajícímu klientovi své reference. A to od takových klientů, kteří jsou pro poptávajícího relevantní. Např. se jedná o stejně velké firmy, rozsah poskytovaných služeb nebo jsou z podobného odvětví. Z referencí je důležité poznat, jaké práce byly nebo jsou pro klienta odváděny. Seznam firemních log bez jakéhokoli popisu nic neřekne.

Vybírat jen podle ceny se nevyplácí

Svou roli bude jistě hrát také cena. Při tak klíčové oblasti jako je účetnictví by však neměla mít rozhodující roli. Kvalitní účetní firma totiž nebude ta nejlevnější, ale nutně nemusí být ani ta nejdražší. Pokud ale vyberete správně, investice se vám určitě vrátí. Nehledě na to, že externí vedení účetnictví je daňově uznatelný náklad. „Stanovení ceny za vedení účetnictví je vždy komplexní proces. Na dlouhodobou spolupráci se většinou vztahují paušály. U jednorázových zakázek se cena počítá podle počtu dokladů či hodinově,“ vysvětluje Vaněk.

Ceny se mohou výrazně lišit v jednotlivých oblastech republiky. Je tedy dobré zkoumat, co se skrývá za příliš nízkou nebo vysokou cenou. Z finančních důvodů je možné vybrat účetní firmu z jiného kraje, než ve kterém podnikatel působí. V současné době se rozmáhá vést účetnictví na dálku. „Účetní doklady se nahrají do systému, do kterého mají obě strany sdílený přístup. Data jsou tak ihned dostupná ve firmě, tak účetním,“ uzavírá možnosti vedení účetnictví na dálku Jan Vaněk z účetní firmy Tigra.

Témata:  účetnictví,  ekonomika