5 nejčastějších chyb při fakturaci a jak se jim vyhnout

Pustit se do vlastního podnikání vyžaduje odvahu. Stáváte se svým vlastním pánem, ale zároveň také přebíráte plnou odpovědnost za to, že splníte všechny účetní a daňové povinnosti. Pro spoustu novopečených OSVČ je vytvoření faktury okamžikem, kdy se objeví mírná panika – co když na něco zapomenu? A co na to řekne finanční úřad?

Vystavit fakturu přitom není žádná raketová věda, pokud víte, na co si dát pozor. Pojďme se podívat na pět nejčastějších přešlapů, které začínající podnikatelé dělají, a jak jim elegantně předejít – bez toho, abyste si museli hned najímat účetní.

1. Zmatek v pojmech: Plátce vs. neplátce DPH

K vystavení první faktury si nejspíš budete dohledávat nějaký vzor. Dejte si pozor na to, ať omylem nepoužijete fakturační vzor pro plátce DPH, pokud jím nejste. 

Jestliže s podnikáním teprve začínáte, s největší pravděpodobností jste neplátce DPH (tím se stanete až tehdy, když během jednoho roku přesáhnete obrat 2 miliony korun). Jako neplátce na faktuře neuvádějte žádnou daň a nezapomeňte dopsat větu „Nejsem plátce DPH“. 

2. Přepisování šablon ve Wordu či Excelu

Stáhli jste si šablonu faktury z internetu, když jste začínali podnikat, a stále ji používáte? Chápeme. Jenže manuální přepisování ve Wordu či Excelu je nejrychlejší cesta k chybě – ve spěchu snadno zapomenete přepsat jméno, částku, či datum splatnosti a problém je na světě. Nehledě na problémy, které si lidé způsobí, když netrefí tu správnou šablonu, protože se v problematice nevyznají.

Faktury z Wordu nebo Excelu navíc nevypadají moc profesionálně a nemají moderní vychytávky jako je například QR kód pro rychlou platbu. Vaši klienti nejspíš nebudou nadšení z toho, že k zaplacení faktury musí ručně přepisovat nebo kopírovat číslo účtu a variabilní symbol a k proplacení faktury tak může dojít později, než by se vám líbilo. 

Přitom existují online nástroje, kde si můžete vyzkoušet vytvoření faktury i bez registrace v bezplatném generátoru. Jednoduše vyplníte své údaje, zadáte data svého klienta a systém sám načte data z registru. Vy si jen stáhnete hotové PDF, u kterého máte 100% jistotu, že je v něm vše legislativně správně.

3. Chaos v číselných řadách a variabilních symbolech

Faktury musí mít logickou a nepřerušenou číselnou řadu (např. 2026001, 2026002, …). Když klientovi pošlete špatné číslo faktury nebo popletete variabilní symbol, vaše banka nedokáže platbu automaticky spárovat. Vy pak budete muset ručně procházet bankovnictví a dohledávat, kdo vám poslal peníze. Kromě toho hrozí, že nesrovnalosti v číslování faktur budete muset vysvětlovat finančnímu úřadu.

4. Vystavování faktur až večer u počítače

Tenhle scénář dobře znají řemeslníci, fotografové nebo kadeřnice. Celý den pracujete u klienta nebo na place, a když přijdete unavení domů, musíte sednout k počítači a začít papírovat. Často se stává, že fakturu pošlete třeba až za týden. Tím si sami brzdíte peníze, které vám mohly už dávno ležet na účtu. 

Moderní fakturační programy (například iDoklad) mají praktické mobilní aplikace. Fakturu vystavíte na pár kliknutí z telefonu hned po dokončení práce a klient vám může rovnou zaplatit. Okamžitá platba je dnes samozřejmostí, takže peníze vám dorazí na účet obratem.

5. Obava, že „na to nemám budget“

Mnoho začínajících OSVČ má dojem, že profesionální fakturační systémy jsou drahé a složité. Pravda je taková, že zkušební verze bývá bezplatná a pokud máte jen pár klientů, může to tak být napořád.

Například iDoklad nabízí tarif pro start podnikání, který je zcela zdarma do 5 klientů na neomezenou dobu. Systém za vás pohlídá legislativu, automaticky doplní všechny údaje podle IČO a vygeneruje na fakturu QR kód, přes který vám klienti zaplatí jednodušeji – a tím pádem i rychleji.

Podnikejte, nepapírujte

Podnikání má být o vaší tvorbě, službách nebo řemesle – ne o stresu z papírování. Když si hned od první faktury vezmete k ruce správného digitálního pomocníka, start podnikání si hodně usnadníte.

Vyzkoušejte si bezplatný generátor faktur

Témata:  PR článek